RODO

  • /A

OBOWIĄZEK INFORMACYJNY:

Działając na podstawie art. 13 i 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, dalej „RODO” informujemy, że:

  1. Kto jest Administratorem
    Administratorem Pani/ Pana danych osobowych jest SYNTHOS S.A. z siedzibą w Oświęcimiu przy ul. Chemików 1, 32-600 Oświęcim, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Krakowie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000038981.

  2. Informacje o przekazywaniu do podmiotów wspomagających,
    Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą podmioty z grupy Synthos; podmioty współpracujące w zakresie realizowanych umów oraz podmioty, którym Administrator ma obowiązek przekazać dane na gruncie obowiązujących przepisów prawa.

  3. Informacja o prawie wniesienia skargi,
    Ma Pani/Pan prawo do wniesienia skargi, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych narusza przepisy ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. Skargę należy wnieść do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

  4. Informacja o prawach podmiotu danych,
    Ma Pani/Pan prawo żądania dostępu do treści swoich danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych oraz prawo wniesienia sprzeciwu, a także prawo do cofnięcia zgody na przetwarzanie swoich danych w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody na przetwarzanie danych.

  5. Informacja o przekazywaniu danych do państwa trzeciego,
    Pani / Pana dane nie będą przekazywane do państwa trzeciego.
    lub
    Pani/ Pana dane są przekazywane do ………, …………, ………………. z zachowaniem odpowiedniego poziomu ochrony oraz zastosowaniem odpowiednich przepisów obowiązującego prawa.

  6. Informacja o profilowaniu,
    Pani / Pana dane nie podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji w tym profilowaniu.

  7. Kto jest IOD i dane kontaktowe do IOD.
    Kontakt z inspektorem ochrony danych osobowych możliwy jest za pośrednictwem adresu e-mail:………………………………

PROCES PODSTAWA PRAWNACEL PRZETWARZANIARETENCJA DANYCH
PracownicyArt. 6 ust. 1 lit. c) RODOKompleksowe prowadzenie dokumentacji kadrowo-płacowej pracowników zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa pracy (od momentu zatrudnienia do chwili zakończenia współpracy z danym pracownikiem). Zarządzanie bazą danych pracowników zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.50 lat – art. 16b ust. 2 pkt 6 Ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
Współpraca z osobami świadczącymi pracę na podstawie umów cywilno-prawnych Art. 6 ust. 1 lit. b) RODOProwadzenie dokumentacji finansowej i podatkowej dla osób współpracujących z podmiotem na podstawie umów cywilno-prawnych.5 lat – licząc od roku następnego, po roku wygaśnięcia umowy (dotyczy umów, które nie były „oskładkowane”); 50 lat – licząc od roku następnego, po roku wygaśnięcia umowy (dotyczy umów, od których były odprowadzane składki ZUS): art. 16b ust. 2 pkt 6) Ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
Kasa Zapomogowo – Pożyczkowa Art. 6 ust. 1 lit. c) RODOObsługa rozliczeń z Kasą Zapomogowo – Pożyczkową5 lat – licząc od daty jej sporządzenia.
Zakładowy Fundusz Świadczeń SocjalnychArt. 6 ust. 1 lit. c) RODOOrganizacja pożyczek, zapomóg, dofinansowań dla pracowników podmiotu i ich rodzin.5 lat – licząc od daty jej sporządzenia.
Praktykanci / Stażyści Art. 6 ust. 1 lit. b) RODOUmożliwienie odbycia praktyk i staży. Prowadzenie i nadzorowanie dokumentacji w związku z realizacją praktyk i staży.3 lat – licząc od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne: art. 291 Ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy.
Dokumentacja BHPArt. 6 ust. 1 lit. c) RODOProwadzenie oraz nadzór nad dokumentacją BHP10 lat – licząc od daty jej sporządzenia: art. 234 § 3.1 Ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy
Rekrutacja pracownikówArt. 6 ust. 1 lit. a) RODOWyłonienie spośród kandydatów do pracy osoby, która możliwie najdokładniej spełni oczekiwania podmiotu wobec przyszłego pracownika.3 lata.
Ograny Statutowe SpółkiArt. 6 ust. 1 lit. c) RODO; Art. 6 ust. 1 lit. f) RODOWypełnienie obowiązków i zobowiązań wobec członków Rady Nadzorczej i Zarządu.Księgi i dokumenty spółki należy przechowywać przez cały okres istnienia spółki. W przypadku rozwiązania spółki przez okres nie krótszy niż 5 lat: Ustawa z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych
AkcjonariuszeArt. 6 ust. 1 lit. c) RODO; Art. 6 ust. 1 lit. f) RODOWypełnienie obowiązków i zobowiązań wobec Akcjonariuszy.Księgi i dokumenty spółki należy przechowywać przez cały okres istnienia spółki. W przypadku rozwiązania spółki przez okres nie krótszy niż 5 lat: Ustawa z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych
Umowy handloweArt. 6 ust. 1 lit. b) RODODziałania związane z zawieraniem umów z dostawcami, klientami i późniejszą ich realizacją, prowadzenie gospodarki magazynowej i inwestycji.5 lat – licząc od roku następnego, po roku wygaśnięcia umowy - art. 74 ust. 2 pkt. 4 Ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.
Pozyskiwanie klientówArt. 6 ust. 1 lit. b) RODODziałania mające na celu pozyskanie klientówPrzez okres niezbędny do wypełnienia obowiązków ciążących na Administratorze
Marketing Art. 6 ust. 1 lit. b) RODOReklama produktów lub usług oferowanych przez podmiot; budowanie marki, obsługa newslettera, portali społecznościowych; organizowanie eventów i szkoleń.5 lat – licząc od roku następnego, po roku wygaśnięcia umowy - art. 74 ust. 2 pkt. 4 Ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.
Obsługa ofert Art. 6 ust. 1 lit. b) RODODziałania związane z wyborem dostawcy.Nie dłużej niż do momentu rozstrzygnięcia oferty.
Dokumentacja finansowo-księgowaArt. 6 ust. 1 lit. c) RODOEwidencjonowanie ruchów w księgach finansowych. Zarządzanie i nadzorowanie dokumentacji finansowo-księgowej.5 lat – licząc od początku roku następującego po roku obrotowym: art. 86 Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. 2017  r., poz. 201); art. 74 ust. 2 Ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.
Akta spraw sądowych Art. 6 ust. 1 lit. f) RODOUdokumentowanie procesów sądowych5 lat – licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym doszło do przedawnienia, uprawomocnienia wyroku lub umorzenia sprawy: art. 74 ust. 2 Ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.
Obsługa korespondencji Art. 6 ust. 1 lit. f) RODOZapewnienie kontroli nad obiegiem korespondencji przychodzącej i wychodzącej – wewnętrznej i zewnętrznej.Co najmniej do upływu terminu przedawnienia ewentualnych roszczeń wynikających z konkretnego stosunku prawnego.
Archiwizacja dokumentów Art. 6 ust. 1 lit. f) RODOPrzechowywanie i archiwizacja dokumentów wynikająca z przepisów prawa.Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa
Monitoring oraz obsługa ruchu osobowego Art. 6 ust. 1 lit. f) RODOProwadzenie oraz nadzór nad dokumentacją mającą na celu zapewnienia bezpieczeństwa i higieny pracy, a także ochrona obiektu przed osobami nieuprawnionymi. Przez okres nie dłuższy, niż 3 miesiące licząc od dnia nagrania. W przypadku, w którym nagrania obrazu stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa lub Administrator posiada uzasadnione przesłanki do tego, iż mogą one stanowić dowód w postępowaniu, termin ulega przedłużeniu do czasu zakończenia postępowania.

 

Synthos Spółka Akcyjna
ul. Chemików 132-600Oświęcim+48 33 842 42 18synthos-pl@synthosgroup.com